CRM помогает хранить работу с клиентом в одном месте: от первого обращения до результата. Основная ценность не в количестве функций, а в едином порядке и прозрачности статусов.
Для небольшого процесса это может быть готовый сервис или узкая CRM-light, если стандартная воронка не подходит.