Коротко
Что подготовить
Возьмите один конкретный процесс и реальный пример за последнюю неделю. Не описывайте «работу отдела продаж вообще». Лучше выбрать узкий сценарий: «что происходит после заявки с сайта» или «как готовится коммерческое предложение».
Шаблон карты процесса
| Поле | Что записать | Пример |
|---|---|---|
| Событие | что запускает работу | пришла заявка с сайта |
| Входные данные | что известно в начале | имя, контакт, услуга, источник |
| Действия | последовательность шагов | проверить, записать, назначить, ответить |
| Участники | кто отвечает за шаг | администратор, менеджер, руководитель |
| Системы | где живут данные | почта, Telegram, таблица, CRM |
| Результат | чем процесс заканчивается | назначен следующий контакт |
Как заполнить карту за 30 минут
Возьмите реальный случай
Откройте последнюю заявку, заказ или документ и пройдите его путь по фактам.Запишите шаги глаголами
«Получить», «проверить», «внести», «назначить», «отправить». Один шаг — одно действие.Отметьте передачи
Каждый переход между людьми или сервисами — потенциальная точка задержки и потери данных.Пометьте ручной ввод
Особенно данные, которые уже есть в другой системе и вводятся повторно.Добавьте исключения
Нет телефона, неверный формат, клиент не ответил, ответственный отсутствует — система должна знать, что делать.Зафиксируйте контроль
Кто видит, что процесс остановился, и через какое время должно появиться уведомление.
Как найти участок для автоматизации
Ищите повторный ввод данных, постоянное копирование сообщений, ожидание ответа без напоминания, ручную подготовку однотипных документов и отчёты, которые собирают из нескольких источников.
Автоматизируйте основной путь. Редкие и рискованные исключения сначала направляйте человеку с понятным уведомлением.
Пример: заявка с лендинга
До автоматизации заявка приходит на почту, администратор копирует её в таблицу, пишет менеджеру и вечером проверяет, ответил ли он. После минимальной автоматизации форма создаёт карточку заявки, сохраняет источник, назначает ответственного и ставит контрольную задачу. Менеджер ведёт разговор сам; система не подменяет общение.